Izvēlieties ārpakalpojuma grāmatvedi, kuram VID reģistrā ir spēkā esoša licence un spēkā esoša civiltiesiskās atbildības apdrošināšana, un visu pārējo ierakstiet rakstveida līgumā. Likums nosaka licenci, apdrošināšanu un to, ka līgumā jābūt pienākumiem, tiesībām un atbildībai, bet apjomu, cenu un termiņus nosaka jūsu vienošanās.
Atzīmējiet saraksta punktus, kamēr runājat ar katru kandidātu. Ja jūsu SIA grāmatvedību likumā atļautajos gadījumos varat kārtot pats, vispirms izlasiet lapu Vai SIA vajag grāmatvedi.
Licence
Ārpakalpojuma grāmatveža darbība ir atļauta tikai ar spēkā esošu licenci, un to izsniedz VID. Pārbaudiet to paši, pirms parakstāt līgumu: soli pa solim lasiet lapā Kā pārbaudīt grāmatveža licenci.
- Pakalpojuma sniedzējs ir VID licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā ar statusu "spēkā".
- Plānotais licences beigu datums ir nākotnē, un jūs zināt, kad to pārbaudīt vēlreiz.
- Reģistrā norādītais atbildīgais ārpakalpojuma grāmatvedis ir tas cilvēks, ar kuru jūs runājat un kurš strādās jūsu uzņēmumā.
- Reģistra izdruku esat ielikuši līguma mapē.
Civiltiesiskās atbildības apdrošināšana
Ārpakalpojuma grāmatvedim ir pienākums apdrošināt savu civiltiesisko atbildību par profesionālās darbības vai bezdarbības rezultātā nodarītajiem zaudējumiem. Likums nosaka minimālo limitu: 3000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz vai ir vienāds ar 300 000 eiro, un 5000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums pārsniedz 300 000 eiro. Ja polise nav spēkā, VID licenci aptur.
- Reģistra ierakstā ir redzama polise, un tās derīguma termiņš nebeidzas tuvākajā laikā.
- Jūs zināt, ka limits ir likuma minimums, un esat pajautājuši, vai polise sedz tieši jūsu uzņēmuma situācijas, piemēram, kļūdu deklarācijā.
- Līgumā ir pienākums paziņot jums, ja polise beidzas vai licence tiek apturēta.
Līgums: ko nosaka likums un kur tas beidzas
Uzņēmumā grāmatvedības kārtošanu veic grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis, ar ko uzņēmuma vadītājs ir noslēdzis rakstveida vienošanos, kurā noteikti šīs personas pienākumi, tiesības un atbildība. Ārpakalpojuma grāmatveža līgums nedrīkst būt darba līgums.
Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu atbilstoši likumam arī tad, ja to dara ārpakalpojuma grāmatvedis. Ārpakalpojuma grāmatvedis ir Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma subjekts, tāpēc sagaidiet, ka viņš pirms sadarbības sākuma jautās informāciju par jūsu uzņēmumu un tā īpašniekiem. Šis likums liek viņam veikt klienta izpēti: identificēt klientu, noskaidrot patieso labuma guvēju un iegūt informāciju par darījuma attiecību mērķi.
Likums līgumam prasa pienākumus, tiesības un atbildību. Pakalpojuma apjomu, cenu, atbildes laiku un uzteikuma kārtību nosakāt jūs. Ieteicams tos ierakstīt:
- Pakalpojuma apjoms ar nosaukumiem: dokumentu uzskaite, bankas izrakstu uzskaite, algu aprēķins, PVN un citu nodokļu deklarācijas, gada pārskats.
- Kas ir iekļauts maksā un kas rēķināms atsevišķi, piemēram, konsultācijas, iepriekšējo periodu sakārtošana, papildu darbinieki vai pārskati. Cenu pārskatu skatiet lapā Grāmatvedības pakalpojumu cenas.
- Atbildīgā ārpakalpojuma grāmatveža vārds un kārtība, kā jūs informē, ja viņš mainās.
- Kad un kādā veidā jūs nododat dokumentus, un cik ātri grāmatvedis tos apstrādā.
- Atbildes laiks uz jautājumiem un kontaktpersona.
- Piekļuve jūsu grāmatvedības datiem un programmai visu sadarbības laiku.
- Uzteikuma termiņš un datu un dokumentu nodošanas kārtība, kad sadarbība beidzas.
- Konfidencialitāte un personas datu apstrāde.
Likums prasa iegrāmatot attaisnojuma dokumentus ne vēlāk kā 20 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā dokuments saņemts vai izsniegts. Šis termiņš neattiecas uz mikrouzņēmumu nodokļa maksātājiem. Tāpēc dokumentu nodošanas termiņam līgumā jābūt tādam, lai grāmatvedis to paspēj izpildīt.
Kas paraksta un kas iesniedz
Kapitālsabiedrības gada pārskatu paraksta valde vai tās pilnvarotais valdes loceklis. Finanšu pārskatu paraksta arī grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis, kurš ar sabiedrību noslēdzis rakstveida līgumu un sagatavojis pārskatu, norādot savu vārdu, uzvārdu un amata nosaukumu vai sabiedrības nosaukumu.
Tātad parakstus uz gada pārskata dod divas puses: jūsu valde un grāmatvedis. Kurš nosūta deklarācijas VID, jāatrunā līgumā.
- Līgumā ir teikts, kurš sagatavo un kurš iesniedz katru deklarāciju un pārskatu.
- Ja grāmatvedim dodat pilnvaru iesniegt dokumentus jūsu uzņēmuma vārdā, pilnvara un tās robežas ir rakstiski.
- Jūs saņemat katras iesniegtās deklarācijas kopiju un pirms iesniegšanas redzat to, ko paraksta valde.
- Jūs zināt, kuram no valdes locekļiem jāparaksta gada pārskats.
Kā nodot dokumentus
Uzņēmuma vadītājs atbild par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu un aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu. Papīra dokumentus glabā Latvijas teritorijā, bet elektroniskos Latvijā vai citā Eiropas Savienības dalībvalstī. Uzņēmuma grāmatvedības dokumentus drīkst izmantot tikai ar vadītāja atļauju.
- Vienojieties par vienu kanālu dokumentu nodošanai, piemēram, vienu e-pasta adresi vai mapi, nevis par visiem uzreiz.
- Papīra oriģinālus, kas nepieciešami grāmatvedim, nododiet pret parakstu ar sarakstu, un paturiet to kopiju.
- Pajautājiet, kur fiziski glabājas jūsu dokumenti un dati, ja grāmatvedis lieto mākoņpakalpojumu, un vai tā serveri ir Latvijā vai Eiropas Savienībā.
- Ir noteikts, kurš glabā oriģinālus, kad grāmatvedis tos ir apstrādājis. Glabāšanas termiņus lasiet lapā Kādi dokumenti jāglabā SIA un cik ilgi.
Ja maināt grāmatvedi
Grāmatvedības likumā nav panta, kas apraksta grāmatvedības nodošanu no viena grāmatveža citam. Dokumentu saglabāšanu un aizsardzību likums liek vadītājam, tāpēc nodošanu kārtojiet paši un rakstiski. Praktiska secība:
- Vispirms izvēlieties jauno grāmatvedi un pārbaudiet viņa licenci, pirms uzsakāt veco.
- Pārbaudiet vecā līguma uzteikuma termiņu un uzsakiet līgumu rakstiski.
- Vienojieties ar jauno grāmatvedi par pirmo periodu, ko viņš pārņem, un sākuma atlikumiem.
- Palūdziet vecajam grāmatvedim visus jūsu uzņēmuma dokumentus, grāmatvedības reģistrus, iesniegto deklarāciju un pārskatu kopijas, algu uzskaites datus un piekļuves datus.
- Sastādiet nodošanas aktu: kas nodots, kad un kam. Parakstiet to abas puses.
- Atsauciet vecā grāmatveža pilnvaras un piekļuves, piemēram, bankā, VID sistēmā un grāmatvedības programmā.
- Pārbaudiet, vai neviens termiņš nepaliek starp abiem grāmatvežiem un kurš to ievēro.
- Ja iepriekšējos periodos ir neskaidrības, vienojieties ar jauno grāmatvedi par to sakārtošanu un par to, kā tā tiek maksāta.
Ja pieņemat darbā algotu grāmatvedi
Ja grāmatvedi pieņemat darbā ar darba līgumu, licence nav vajadzīga: licence ir vajadzīga ārpakalpojuma grāmatvedim, bet likums ārpakalpojuma grāmatvedi definē kā personu, kas strādā uz rakstveida līguma pamata, "izņemot darba līgumu". Kompetence tomēr jāapliecina. Grāmatvedības likuma 34. panta otrās daļas 1. punkts prasa, lai grāmatveža kompetenci apliecina izglītības dokuments (diploms vai apliecība), pieredze vai zināšanas apliecinošs sertifikāts. Ar grāmatvedi jābūt rakstveida vienošanās, kurā noteikti viņa pienākumi, tiesības un atbildība. Valde paliek atbildīga par grāmatvedību arī tad, ja to kārto jūsu darbinieks.
Ko pārbaudīt pirms parakstīšanas:
- Izglītības dokuments: diploms vai apliecība grāmatvedības jomā. Palūdziet to uzrādīt.
- Ja diploma nav, pieredze vai sertifikāts, kas apliecina zināšanas grāmatvedībā. Palūdziet nosaukt iepriekšējos darba devējus un konkrētus darbus, ko cilvēks ir kārtojis pats.
- Vai cilvēks ir sagatavojis gada pārskatu un PVN deklarāciju pats, nevis tikai ievadījis datus. Likums tos, kas tikai ievada datus vai skenē dokumentus, par grāmatvedi neuzskata (Vai SIA vajag grāmatvedi).
- Rakstveida vienošanās ar pienākumiem, tiesībām un atbildību ir parakstīta pirms darba sākuma.
Jautājumi sarunā:
- Kuras grāmatvedības programmas esat lietojis un kuru darbu esat veicis pats no sākuma līdz beigām?
- Kas jums jāsaņem no manis katru mēnesi, lai varētu aizvērt mēnesi?
- Ko darāt, ja rēķins vai maksājums nav skaidrs un termiņš tuvojas?
- Kā uzzināt par izmaiņām nodokļu noteikumos un kad tās ieviešat darbā?
- Kas aizstāj jūs atvaļinājuma vai slimības laikā?
Cik algots grāmatvedis maksā darba devējam, var aprēķināt algas kalkulatorā.
Brīdinājuma pazīmes
- Nav rakstveida līguma. Likums prasa rakstveida vienošanos ar pienākumiem, tiesībām un atbildību. Ja kandidāts strādā "uz vārda", jūs nezināt, par ko viņš atbild.
- Nenosauc licences numuru vai nav VID reģistrā. Ārpakalpojuma grāmatveža darbība ir atļauta tikai ar spēkā esošu licenci.
- Nevēlas pateikt, kurš konkrēti kārtos jūsu grāmatvedību. Reģistrā ir norādīts atbildīgais ārpakalpojuma grāmatvedis, un jums jāzina, kas ir šis cilvēks.
- Nedod piekļuvi jūsu pašu datiem. Vadītājs atbild par grāmatvedības dokumentu saglabāšanu un aizsargāšanu, tāpēc jums jābūt piekļuvei grāmatvedības programmai un dokumentiem visu laiku.
Jautājumi, ko uzdot kandidātam
- Kurš cilvēks konkrēti kārtos manu grāmatvedību un kas viņu aizvieto atvaļinājuma laikā?
- Kāda ir jūsu pieredze ar manas nozares un darījumu veidiem, piemēram, ar ārvalstu klientiem vai darbiniekiem?
- Kas notiek, ja es nodošu dokumentus novēloti?
- Kurā programmā tiek kārtota mana grāmatvedība un vai es redzēšu savus datus?
- Kā jūs informējat mani par nodokļu maksājumiem un termiņiem?
- Kādi darbi nav iekļauti cenā un kā jūs par tiem brīdināt?
- Kā pārtrauktu sadarbību un ko es saņemtu?