Ārpakalpojuma grāmatveža darbība ir atļauta tikai tad, ja viņam ir spēkā esoša licence, ko izsniedz Valsts ieņēmumu dienests (VID). Licenci varat pārbaudīt paši VID publiskajā reģistrā, un tas aizņem dažas minūtes.
Kam licence ir vajadzīga un kopš kad
Likums par ārpakalpojuma grāmatvedi sauc personu, kas pēc rakstveida līguma, kas nav darba līgums, sniedz uzņēmumam grāmatvedības pakalpojumus. Tāpēc licence ir vajadzīga grāmatvedības birojam un arī grāmatvedim, kas strādā kā saimnieciskās darbības veicējs.
Pārejas noteikumi atļāva ārpakalpojuma grāmatvežiem turpināt darbu bez licences ne ilgāk kā līdz 2023. gada 1. jūlijam. Kopš tā brīža ārpakalpojuma grāmatvedis bez spēkā esošas licences strādāt nedrīkst.
Licence nav vajadzīga šajos gadījumos:
- Grāmatvedis ir jūsu uzņēmuma darbinieks ar darba līgumu. Viņš nav ārpakalpojuma grāmatvedis.
- Persona veic tikai uzskaites darbus, piemēram, rēķinu sagatavošanu, dokumentu datu ievadīšanu vai arhīva sakārtošanu. Likums šādu personu par ārpakalpojuma grāmatvedi neuzskata. Tad grāmatvedību tomēr jākārto grāmatvedim vai ārpakalpojuma grāmatvedim, ar ko noslēgta rakstveida vienošanās.
- Uzņēmuma vadītājs likumā minētajos gadījumos grāmatvedību kārto pats. Viens no tiem ir kapitālsabiedrības vienīgais valdes loceklis, kurš ir arī vienīgais dalībnieks. Vairāk lasiet lapā Vai SIA vajag grāmatvedi.
Ko likums prasa no licencētā grāmatveža
- Izglītība un pieredze. Fiziskai personai vajag vismaz koledžas izglītību vai bakalaura grādu grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un vismaz triju gadu pieredzi grāmatvedības jomā.
- Ja pakalpojumu sniedz uzņēmums, šīs prasības attiecas uz atbildīgo ārpakalpojuma grāmatvedi: valdes locekli vai darbinieku, kas atbild par grāmatvedības ārpakalpojuma sniegšanu.
- Iekšējā kontrole. Ārpakalpojuma grāmatvedim jāievēro noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanas likuma prasības. Licences pieteikumam jāpievieno šīs jomas iekšējās kontroles sistēmas politiku un procedūru dokumentācija.
- Civiltiesiskās atbildības apdrošināšana. Ārpakalpojuma grāmatvedim ir pienākums apdrošināt savu civiltiesisko atbildību par profesionālās darbības vai bezdarbības rezultātā nodarītajiem zaudējumiem.
- Sodāmība. Par ārpakalpojuma grāmatvedi aizliegts būt personai, kas sodīta par tīšu noziedzīgu nodarījumu tautsaimniecībā vai valsts institūciju dienestā vai par ar terorismu saistītu noziegumu un kuras sodāmība nav noņemta vai dzēsta.
Apdrošināšanas minimālais limits ir 3000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz vai ir vienāds ar 300 000 eiro, un 5000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums pārsniedz 300 000 eiro. Limits ir likuma minimums: tas nav apsolījums, ka tiks segti jebkuri zaudējumi.
Cik ilgi licence ir derīga
Licenci izsniedz uz pieciem gadiem, un pēc tam to pārreģistrē. Reģistrā redzams plānotais licences beigu datums, tāpēc pārbaudiet arī to, nevis tikai statusu "spēkā".
VID licenci aptur, piemēram, ja nav spēkā civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise, ja grāmatvedības kārtošanai tiek izmantota grāmatvedības programma bez licences vai ja atbildīgais grāmatvedis ir izbeidzis darba attiecības ar pakalpojuma sniedzēju un VID nav reģistrēts cits.
VID licenci anulē, piemēram, ja grāmatvedis neatbilst prasībām, apzināti sniedz nepatiesas ziņas par atbilstību vai ir izslēgts no komercreģistra vai nodokļu maksātāju reģistra. VID anulē arī licenci, kuras darbība gada laikā kopš apturēšanas nav atjaunota.
Kur ir reģistrs un ko tas rāda
Reģistru savā tīmekļvietnē uztur VID, un tas ir publiski pieejams. VID reģistra lapā ir arī lejupielādējams atsevišķs saraksts "Citu ES dalībvalstu licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrs": ja grāmatvedim licence ir izsniegta citā ES valstī, meklējiet viņu tajā. Atveriet VID lapu Licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrs vai tieši meklēšanas formu.
Likums nosaka, ka reģistrā ieraksta:
- uzņēmuma nosaukumu, reģistrācijas numuru un atbildīgā ārpakalpojuma grāmatveža vārdu un uzvārdu;
- licences numuru;
- licences izsniegšanas, apturēšanas vai anulēšanas datumu un pamatu;
- ziņas par grāmatveža profesionālās darbības civiltiesiskās atbildības apdrošināšanu.
VID lapā ierakstā redzams arī licences statuss (spēkā, apturēta vai anulēta), licences derīguma sākums un plānotais beigu datums, apturēšanas periodi un apdrošināšanas polišu numuri ar to derīguma termiņiem. Grāmatvedības likuma 39. pants nosaka, ka reģistra informāciju aktualizē ne retāk kā reizi piecās darbdienās, tāpēc pavisam svaigas izmaiņas var vēl nebūt redzamas. Tā ir likuma prasība, nevis VID lapas apgalvojums.
Kā meklēt reģistrā soli pa solim
- Kods. Palūdziet grāmatvedim vai grāmatvedības birojam juridiskās personas reģistrācijas numuru. Jūs to atradīsiet arī līgumā vai rēķinā.
- Lapa. Atveriet VID reģistra lapu un izvēlieties personas veidu: juridiskā vai fiziskā.
- Juridiskai personai. Juridiskai personai ievadiet reģistrācijas kodu. Reģistrācijas kods sastāv no 11 cipariem.
- Fiziskai personai. Fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, ievadiet nodokļu maksātāja reģistrācijas kodu, vārdu un uzvārdu.
- Rezultāts. Atverot rezultātu, vispirms redzat pakalpojuma sniedzēju, zem tā sīkāku informāciju par licenci.
- Statuss. Pārbaudiet statusu, plānoto beigu datumu un to, vai atbildīgā grāmatveža vārds sakrīt ar cilvēku, ar kuru jūs strādājat.
- Polise. Pārbaudiet apdrošināšanas polises tabulu: vai polise ir spēkā un cik ilgi.
- Saglabāšana. Saglabājiet vai izdrukājiet rezultātu un ielieciet to līguma mapē. Ierakstā ir saite izdrukai.
Ko darīt, ja grāmatveža reģistrā nav
- Pārbaudiet meklēšanu. Ja rezultātu nav, VID ieteikums ir vispirms pārbaudīt, vai meklēšanas kritēriji ir norādīti precīzi. Pārbaudiet kodu, personas veidu un vārdu.
- Ja grāmatvedim licence ir citā ES valstī, pārbaudiet VID atsevišķo ES dalībvalstu licencēto grāmatvežu sarakstu, kas ir lejupielādējams reģistra lapā.
- Pārbaudiet, vai meklējat tieši to personu, ar kuru ir līgums. Licence ir izsniegta pakalpojuma sniedzējam, un reģistrā to ieraksta ar viņa kodu.
- Ja licence nav izsniegta, VID datubāzē dati netiks atrasti, un tā parādīs paziņojumu, ka ārpakalpojuma grāmatvedim nav izsniegta licence. Pieprasiet pakalpojuma sniedzējam rakstiski licences numuru un paskaidrojumu.
- Ja ierakstā licence ir apturēta vai anulēta, jautājiet, kāpēc, un kad tā tiks atjaunota. Bez spēkā esošas licences ārpakalpojuma grāmatveža darbība nav atļauta.
- Noskaidrojiet, ko persona faktiski dara jūsu uzņēmumā. Ja tikai ievada datus vai skenē dokumentus, licence nav vajadzīga, bet grāmatvedību tad kārto cits grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis, un ārpakalpojuma grāmatvedim jābūt licencētam.
- Neatstājiet grāmatvedību bez izpildītāja. Uzņēmuma vadītājs atbild par grāmatvedības kārtošanu atbilstoši likumam, un licencēta grāmatveža pieņemšana šo atbildību neatņem.
- Pieprasiet atpakaļ savus dokumentus. Vadītājs atbild par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu un aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu. Kā pārņemt dokumentus, lasiet lapā Kā izvēlēties grāmatvedi.
- Jautājumus par jau noslēgtu līgumu un tā sekām risina jurists. Licencēšanas pantos nav teikts, kas notiek ar līgumu, ko noslēdzāt ar grāmatvedi bez licences. VID veic ārpakalpojuma grāmatvežu uzraudzību.
Ko licence nepasaka
Licence apliecina, ka grāmatvedis atbilst likuma prasībām. Tā nesaka neko par cenu, termiņu ievērošanu vai atbildes ātrumu. Reģistrā tas nav redzams, tāpēc tas jāsaskaņo līgumā. Praktisku sarakstu atradīsiet lapā Kā izvēlēties grāmatvedi SIA, bet cenām lapā Grāmatvedības pakalpojumu cenas.